LES HUIT (8) TYPES D'ÉCRITS PROFESSIONNELS DANS L’ENTREPRISE

L'écrit a toujours eu une influence dans la prise de décision d’un groupe ou d’une organisation et aujourd'hui, aucun professionnel ne peut en faire l'économie. C’est pourquoi, il doit être manié avec beaucoup de prudence car nous n’avons pas toujours la bonne formulation, le mot juste qui exprime réellement et clairement nos idées, nos pensées. 

Notre objectif à travers cet article est, d’une part, de permettre au gestionnaire d’acquérir les principales techniques de communication écrite pour rendre la communication captivante, les documents clairs, attractifs et faciles à lire afin de limiter les erreurs et les horreurs rencontrées dans les écrits, et, d’autre part, de l’aider à apprendre à formuler ses idées de façon précise, concise et synthétique de l’amener à une prise de conscience de l'importance de l'écrit professionnel, et de l'engagement de sa responsabilité sur le contenu de l'écrit.

Dans cet exercice, nous avons identifié les huit (8) types d’écrits professionnels les plus fréquents et les plus usuels dans les entreprises (ou organisations).

1. Les Instructions

Message interne à l'entreprise dont l'objet est d'expliquer la marche à suivre pour la conduite d'une affaire ou la réalisation d'un travail. Elles ont pour but de donner des conseils, sans que ceux-ci aient un caractère obligatoire. Les instructions peuvent être écrites ou orales (une présentation écrite est plus sûre). Elles doivent être détaillées, ordonnées (ordre chronologique) et formulées sur un ton impersonnel. 

La mise en forme doit être claire et permettre une consultation rapide et efficace : Elles ne sont généralement pas signées, elles sont datées et elles sont souvent affichées près de l'endroit où elles doivent être appliquées (tableau d’affichage ou un autre site d’affichage de l’entreprise).

2. Les Consignes

Destinées à donner des ordres précis et absolus, qui ont pour but la bonne marche de l'entreprise ou le fonctionnement d'une activité, les consignes ont un caractère impératif. Ce document, toujours écrit, émane du supérieur hiérarchique qui assume la responsabilité du service ou de l'entreprise. Il circule dans un sens descendant.

Les consignes doivent être présentées dans l'ordre chronologique des opérations à exécuter,  précises et suffisamment détaillées, brèves, rédigées dans un style extrêmement clair, édictées sur un ton impératif.

La présentation n'est pas normalisée, cependant, les consignes sont toujours signées par le responsable, elles comportent un titre et parfois des sous-titres très apparents, elles sont le plus souvent affichées à un endroit choisi pour qu'elles puissent être aisément et rapidement lues.

3. La Note d’Information

Elle transmet au personnel une information concernant le fonctionnement de l'entreprise. Emise par un responsable, ma note d’information circule souvent dans un sens descendant  mais peut aussi concerner des organes de même niveau hiérarchique ou l'ensemble du personnel. L'information à diffuser doit être présentée de façon brève (une seule page), précise, neutre et objective.

La note peut être présentée sur papier libre ou sur un imprimé de préférence avec les mentions indispensables (le nom de l’entreprise, le service émetteur, la nature de la note, l’objet, la date d’émission, les destinataires et la signature. En revanche, la note ne comporte pas d’interpellation ni de formule de politesse.

4. La Note de service

Destinée à transmettre un ordre, la note de service circule toujours dans le sens hiérarchique descendant. Elles a pour but de faire accepter l'ordre donné et d'en  obtenir une exécution correcte, dans le délai fixé. La note de service doit être précise et concise. La date d'exécution doit être mise en évidence pour éviter toute contestation.  Du fait qu'elle donne un ordre, le ton doit être impératif, ferme, tout en étant dénué  d'autoritarisme, d'où l'emploi fréquent d'une forme impersonnelle (Il est demandé à chacun …, Il a été décidé de …).Il est également souhaitable de justifier l'ordre donné. 

La note de service comporte toutes les mentions de présentation indispensables comme vues dans la note d'information.  Les notes de service sont numérotées. Elles sont classées dans l'ordre numérique afin de pouvoir facilement s'y reporter en cas de difficulté.  La présentation sur un imprimé spécifique, avec une disposition uniformisée, facilite la réalisation de la note et sa consultation.

5. La Note de synthèse

La note de synthèse est destinée à un supérieur hiérarchique. Dans un exposé bref et facile à consulter, elle fait le point sur un sujet donné et évite au responsable d'étudier toute la documentation de base.

Les sources (titre, auteur…) sont citées au début après le titre général.  L'introduction, brève, indique le thème et annonce le plan suivi. Le développement est clair et limité aux données essentielles. Les titres et sous-titres sont mis en évidence. Le style est clair et précis ; concis, neutre et objectif. Des tableaux et graphiques sont présentés s'ils facilitent la consultation.

Comme toute note interne, la note de synthèse porte les mentions de présentation : Nom de l'entreprise, service émetteur, date, nature de la note et titre, destinataire et signataire.

6. Le Compte-rendu

Nous traiterons ici du compte-rendu de réunion par opposition aux comptes rendus simple et critique. Toute réunion donne lieu à la rédaction d'un compte-rendu pour garder trace de ce qui a été dit ou décidé. Le compte-rendu est diffusé aux participants pour leur rappeler les  informations données, les points étudiés et les décisions à appliquer.

Tout compte-rendu doit préciser : Le service concerné, la nature du document, la date, les personnes présentes, absentes excusées, absentes non excusées, l'ordre du jour et les décisions prises pour chaque point. Le plan est toujours bien mis en évidence, le style doit être simple, clair ; le vocabulaire précis, Les faits et décisions doivent être relatés d'une façon objective et impartiale.

Pour les réunions périodiques tenues au niveau d'un service, d'un bureau… la date de la réunion suivante est fixée. Pour les réunions classiques consistant à examiner un problème, le compte-rendu insiste sur les décisions prises.

7. Les Procès-verbaux

Pour les réunions obligatoires, quand le compte-rendu a un caractère officiel, il prend le nom de procès-verbal et constate que les obligations légales ont bien été remplies. Un procès-verbal établi dans une entreprise est toujours destiné à servir de preuve. Il est exact et objectif. 

Très synthétique, il comporte souvent des termes juridiques et spécifiques. Il reprend les interventions de chaque participant. Il indique la date et lieu. Il est signé par le Président et le Secrétaire de séance. L'en-tête comporte : Le nom de la société, du syndicat ou de l'association, le titre, l'énumération des personnes présentes et absentes, l'ordre du jour. La conclusion précise la date et l'ordre du jour de la prochaine réunion.

8. Les Rapports

Le rapport est un écrit orienté vers l'avenir et vers l'action. Il doit donc être circonstancié et argumenté. En général sur la demande d'un responsable, le collaborateur étudie une question, un problème et propose des solutions. Le rapport débouche sur un choix personnel.  Il engage donc la responsabilité de son auteur. Il a pour objectif d'aider le destinataire à prendre les décisions. Il doit être objectif, clair et son vocabulaire précis.

Le plan comprend en général trois parties : L'introduction, Le développement et La conclusion.

Les solutions étant seulement proposées, le temps utilisé est souvent le conditionnel. 

Sur une "page de garde" figurent l'émetteur, le destinataire, la date de la saisie, l'objet. Une mise en valeur soignée doit faire ressortir les idées essentielles.  Enfin, si le rapport est bien conçu, le lecteur doit être convaincu: il se rallie donc aux propositions émises.

M. DIOP Ousmane

Auditeur-consultant en Management des Ressources Humaines et Droit Social